Harmonie St Cecilia Koningsbosch hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Harmonie St Cecilia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische, procedurele en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. Als Harmonie St Cecilia Koningsbosch zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens boven aan dit document.
Verantwoordelijkheden-, Bevoegdheden- en Taakverdeling Harmonie St Cecilia Koningsbosch in relatie tot Algemene Verordening Gegevensbescherming
Het Bestuur van Harmonie St Cecilia Koningsbosch is verantwoordelijk voor de implementatie, de borging en het beheer van de Privacy Policy. Het bestuur dient daartoe organisatorische, procedurele en technische maatregelen te nemen. De organisatorische maatregelen omhelzen een nadere omschrijving van de verdeling van verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken voor bestuursleden, leden en begunstig(st)ers:
- De secretaris is binnen het bestuur van Harmonie St Cecilia Koningsbosch de enige functionaris die (mutaties op) gegevens van leden en begunstig(st)ers van Harmonie St Cecilia Koningsbosch, als vermeld in de Privacy Policy, mag verzamelen, verwerken en als ledenlijst (via webbeheerder) mag plaatsen op, het alleen voor leden en begunstig(st)ers toegankelijke gedeelte van, de website van Harmonie St Cecilia Koningsbosch
- De secretaris is ook verantwoordelijk voor het correct verwerken van door leden en begunstig(st)ers aangedragen (mutaties op) persoonlijke gegevens.
- De penningmeester is binnen het bestuur van Harmonie St Cecilia Koningsbosch de enige functionaris die persoonsgegevens van de ledenlijst mag gebruiken én bankrekeningnummers van leden/begunstig(st)ers mag kennen en gebruiken t.b.v. de contributie-administratie en overige betalingen gerelateerd aan activiteiten van Harmonie St Cecilia.
- Een daartoe door het bestuur (tijdelijk) bevoegd verklaard lid van Harmonie St Cecilia Koningsbosch mag de persoonsgegevens van de ledenlijst gebruiken voor het versturen van kaarten, uitnodigingen etc. aan leden/begunstig(st)ers bij speciale gebeurtenissen.
- De leden/begunstig(st)ers dienen Harmonie St Cecilia Koningsbosch expliciet/schriftelijk toestemming te geven dat de bij aanmelding gevraagde gegevens gebruikt mogen worden voor de ledenadministratie/-lijst
- De leden/begunstig(st)ers zijn verantwoordelijk voor het correct en tijdig aanleveren van (mutaties op) gegevens t.b.v. de ledenadministratie/-lijst.
- De leden/begunstig(st)ers zijn bevoegd om de persoonsgegevens van de ledenlijst te raadplegen en indien noodzakelijk (enkel) te gebruiken voor het leggen van contacten tussen leden/begunstig(st)ers onderling. De leden/begunstig(st)ers mogen deze gegevens niet (elders) bewaren, bewerken of verspreiden buiten Harmonie St Cecilia Koningsbosch
- De leden/begunstig(st)ers dienen de andere leden/begunstigers expliciet toestemming te geven hun persoonsgegevens te gebruiken voor het leggen van contacten tussen leden/begunstig(st)ers onderling.
- De leden/begunstig(st)ers dienen Harmonie St Cecilia Koningsbosch expliciet/schriftelijk toestemming te geven dat foto/video materiaal, gemaakt tijdens bijeenkomsten en evenementen van Harmonie St Cecilia Koningsbosch , gebruikt mogen worden voor publicatie op Facebook, de website van Harmonie St Cecilia Koningsbosch (ook het openbare gedeelte) en op/voor promotiemateriaal.
- Een daartoe door het bestuur bevoegd verklaard lid van Harmonie St Cecilia Koningsbosch mag als webbeheerder de ledenlijst, onder verantwoordelijkheid van de secretaris, op het afgeschermde gedeelte van de website plaatsen. Het (elders) bewaren, bewerken of verspreiden buiten Harmonie St Cecilia Koningsbosch is ook voor deze webbeheerder niet toegestaan.
*Bovenstaande punten 5, 7, 8 en 9 worden (procedureel) waargemaakt door het registratieformulier dat leden c.q. begunstig(st)ers dienen in te vullen en voor akkoord te ondertekenen. Doordat ook de webbeheerder een lid is van Harmonie St Cecilia Koningsbosch en de persoon die uitnodigingen voor evenementen etc verstuurt aan leden/begunstig(s)ers lid is van Harmonie St Cecilia Koningsbosch , worden ook de punten 4 en 10 (indirect) door het aanmeldingsformulier waargemaakt.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming in een Notendop
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een aangescherpte Europa-brede privacywetgeving ingegaan per 25.05.2018. De AVG geldt ook voor verenigingen als harmonie St Cecilia
In de AVG wordt onder persoonsgegevens verstaan alle informatie over of herleidbaar tot een natuurlijk persoon ongeacht of het gaat om privé-, beroeps- of openbare leven. Voor de hand liggende persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld een naam, een huisadres, een foto, een e-mailadres, bankgegevens, berichten op sociale netwerksites, medische informatie en het IP-adres van een computer.
De AVG stelt vervolgens met betrekking tot gebruik/verwerking van persoonsgegevens eisen ten aanzien van:
- Transparantie:
De persoon van wie de gegevens verwerkt worden, is hiervan op de hoogte, heeft hiervoor toestemming gegeven en kent zijn/haar rechten. - Doelbeperking: De persoonsgegevens worden voor een welbepaald gewettigd doel verzameld en mogen niet voor andere zaken gebruikt worden.
- Gegevensbeperking: Enkel de noodzakelijke gegevens die voor het beoogde doel noodzakelijk zijn, mogen worden verzameld.
- Juistheid: De persoonsgegevens moeten correct zijn en blijven.
- Bewaarbeperking: De persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het beoogde doel.
- Integriteit en vertrouwelijkheid: De persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen toegang door onbevoegden, verlies of vernietiging.
- Verantwoording: De verantwoordelijke moet kunnen aantonen aan deze regels te voldoen.
De persoon, van wie de gegevens verwerkt worden, heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens. Tevens kan de persoon bezwaar maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heeft de persoon het recht om de door hem/haar verstrekte gegevens te laten overdragen aan hemzelf/ haarzelf of in zijn/haar opdracht direct aan een andere partij.
Het bestuur van een vereniging is verantwoordelijk voor het voldoen aan de AVG. Voldoet een bestuur hier niet aan kan het uiteindelijk beboet worden.
Praktische tips AVG m.b.t. toegangsbeveiliging PC’s
Praktische tips
- Blokkeer altijd je beeldscherm bij het verlaten je werkplek;
- Laat documenten met persoonsgegevens nooit bureau of bij de printer;
- Kies nooit voor automatisch opslaan van inloggegevens op je computer;
- Besef dat openbare netwerken niet veilig zijn;
- Let op wat je deelt via sociale media;
- Bedek altijd je webcam om ‘meekijken’ te voorkomen
- Gebruik nooit de inlog van een collega en geef je inloggegevens ook niet door aan een collega;
- Zorg ervoor dat je mobiele telefoon beveiligd is met een inlogcode of vingerherkenning.
Contactgegevens:
Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 40175333.
Secretariaat Harmonie St Cecilia, Kerkstraat 144, 6104 AG Koningsbosch
Rabobank. Bankrekening: NL70RABO0126200742 t.n.v. Harmonie St Cecilia
www.harmoniekoningsbosch.com